Client Onboarding Portal

Obermann Parts · Sector de repuestos industriales · Sincelejo, Sucre

Un proyecto concreto: ordenar el proceso con el que un taller, una flota o una planta entra por primera vez al catálogo de Obermann Parts. Antes, cada cliente nuevo llegaba por vías distintas —una llamada, un mensaje del jefe de mantenimiento, una lista de piezas escrita a mano— y la información se reconstruía cada vez. El portal reúne en un solo recorrido los datos que de verdad se necesitan para cotizar y despachar: tipo de máquina, referencias críticas, historial de consumo y frecuencia de mantenimiento.

El punto de partida

La mayoría de las solicitudes llegaban incompletas. Faltaba el modelo exacto del equipo, el diámetro del vástago o la numeración del rodamiento, y eso obligaba a varias rondas de preguntas antes de poder confirmar disponibilidad. En piezas mecánicas de precisión, un dato mal anotado significa un despacho equivocado y una parada de máquina más larga de lo necesario.

Cómo se armó

Se definieron cuatro campos obligatorios por solicitud: identificación del equipo, componente requerido, cantidad y urgencia operativa. A partir de ahí, el portal genera una ficha que el área técnica revisa antes de mover inventario. No se trata de un formulario largo, sino de un filtro que separa lo que se puede despachar de inmediato de lo que requiere verificación con el fabricante.

Qué cambió en la práctica

Las solicitudes con datos completos pasaron a resolverse en una sola revisión. El equipo de soporte dejó de perseguir información y se concentró en confirmar compatibilidad y tiempos de entrega. Para el cliente nuevo, el recorrido es el mismo sin importar si compra un kit de sellos hidráulicos o un lote de rodamientos cónicos para ejes de carga pesada.

Material de respaldo

El portal quedó documentado con fichas de ejemplo por tipo de componente, criterios de selección por diámetro y una guía breve de mantenimiento programado. Ese material es el que hoy usa el equipo técnico para explicar, sin rodeos, por qué una referencia específica encaja mejor que otra en una operación concreta.